I.   PRESENTACIÓN

 MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. (“MMB”), sociedad domiciliada en la Calle 145 No. 84 – 30, teléfono (601) 676 7200, es respetuoso de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus empleados y proveedores interesados y/o relacionados con los servicios ofrecidos (los Titulares). En la presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”) se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga junto con el conocimiento de la presente Política. El presente texto se ha creado por MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. como parte de los procesos adoptados para dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), al Decreto 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, entre otros aplicables y relacionados.

En esta Política encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

II.   DEFINICIONES

Las expresiones utilizadas en mayúsculas inicial en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

1. “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

2. “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

3. “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

5.  

   “Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o Son públicos, entre otros, los datos relativos al Registro Civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutorias que no estén sometidas a reserva.

6. “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

7. “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Responsable del Tratamiento.

    

8. “Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud dela Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del El Autorizado incluye al género de los Habilitados.

    

9. “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue Andina a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

    

10. “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

11. “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quién es el sujeto del derecho de hábeas data.

     

12. “Transmisión”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

     

13. “Transferencia”: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

     

14. “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones o mensajes de datos.

 Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición existaduda alguna.

III.   RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

 El responsable del tratamiento de la información es MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S, sociedad comercial, identificada con NIT. 901.568.733-7, ubicada en la ciudad de Bogotá – D.C en la Calle 145 No. 84 – 30 y teléfono (601) 676 7200. El tratamiento de los datos personales se realiza de manera legítima dentro de los parámetros legales aplicables y sin llevar acabo alguna actividad que pueda afectar los derechos de los Titulares como tampoco la calidad de los datos personales.

IV.   FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. procede con la recolección y tratamiento de ciertos Datos Personales para cumplir con finalidades ligadas al objeto social y negocios de la Compañía. Los Datos Personales recolectados son aquellos estrictamente necesarios para cumplir con dichas finalidades.

La Información Personal comprende cualquier información relativa a circunstancias personales o materiales de un individuo identificado o identificable de manera directa o indirecta. La Información Personal recolectada por Andina incluye, sin limitarse a: nombres, apellidos, sexo, edad, cuenta de correo electrónico, número de teléfono fijo y/o celular, domicilio, ciudad y departamento.

MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S también recolecta información que por sí sola no permite identificar o asociar directamente a un individuo en específico. Algunos ejemplos de esta información son: la ocupación, el estrato del lugar de residencia, pasatiempos, entre otros datos que permitan a la compañía entender mejor el comportamiento de sus clientes de manera que pueda mejorar sus productos, servicios y campañas de mercadeo y publicidad.

i.   EMPLEADOS

 MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. procede con el tratamiento de datos personales de sus empleados para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable, reporte a autoridades, seguimiento desempeño empleado, cumplimiento de obligaciones laborales, en mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:

• Gestión del personal, pago de obligaciones contractuales y ejecución del contrato de empleo.

• Reporte a autoridades judiciales y/o administrativas de acuerdo con requerimientos impartidos.

• Soporte en procesos de auditoria externa/interna.

• Registro de la información de los empleados en la base de datos de empresa para fines de circulación en las instalaciones y uso de herramientas tecnológicas.

• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción.

• Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros Encargados, de acuerdo con lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.

• Transferencia de Datos Personales dentro y fuera de Colombia para mantener la continuidad del negocio y objeto social de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S, así como también en el evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración.

• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el empleado y MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S.

• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por el empleado haya sido otorgada a favor de la Compañía.

• Realizar auditorías, análisis de datos, e investigación para mejorar los productos, servicios y comunicaciones con los clientes, empleados, proveedores, accionistas y demás partes interesadas.

Todo lo anterior guarda relación con el cumplimiento de obligaciones a cargo de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. como empleador en pro del bienestar, continuidad del empleado y correcta ejecución del vínculo laboral. Igualmente guarda relación con el desarrollo del objeto social de la empresa.

ii.   PROVEEDORES Y CLIENTES

 MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. procede con el tratamiento de datos personales de sus proveedores y clientes para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable, reporte a autoridades, la obtención de un registro de quienes prestan servicios y venden productos para los pagos y procesos tributarios. En mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:

• Gestión de cobros y pagos, de facturación y del cumplimiento del contrato suscrito con MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S.

• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.

• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.

• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente en cuanto guarda relación intrínseca con la relación comercial existente.

• Registro de la información de los clientes y proveedores en la base de datos de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S, en lo que corresponda.

• Contacto para el envío de información relacionada con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción.

Acuerdo con lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros. El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.

• Transferencia de Datos Personales dentro y fuera de Colombia para mantener la continuidad del negocio y objeto social de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S, así como también en el evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración.

• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el proveedor/cliente y MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S.

• Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por proveedor/cliente haya sido otorgada a favor de la Compañía.

• Enviar notificaciones de importancia como las listas de vehículos que presentan novedades o fallas, o comunicaciones sobre cambios en nuestros términos, condiciones y políticas de tratamiento de la información.

• Crear, desarrollar, operar, entregar, y mejorar nuestros productos, servicios, contenido y publicidad.

• Llevar a cabo el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a, la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SAGRILAFT.

• En caso de fusión, adquisición o venta de la compañía, podremos transferir parte o toda la información personal que tengamos en nuestras bases de datos al tercero relevante en alguna de las transacciones mencionadas.

• Mantener y procesar por ordenador u otros medios conocidos o por conocerse, cualquier tipo de información recibida del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.

• Monitorear mediante sistemas de video vigilancia, para fines relacionados con la seguridad, las actividades que se lleven a cabo en los puntos de venta que sean propiedad o se encuentren bajo la administración de la compañía.

• Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo de los empleados de la compañía.

Le informamos igualmente que, en su calidad de proveedor y/o cliente sus datos personales son únicamente recolectados para la identificación de su cargo, oficio, profesión o calidad de comerciante, por lo cual los mismos responden a ser de naturaleza pública, no siendo requerida su autorización previa, expresa e informada. En cualquier caso, aun siendo de naturaleza pública, usted tiene derecho a ser informado del propósito del tratamiento y está facultado para ejercer los derechos que lo protegen como titular de datos personales.

Si usted nos proporciona Datos Personales, sea como empleado, proveedor y/o cliente, esta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. salvo que:

(i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, o (v) según sea requerido o permitido por la ley. 

En casos donde sea necesaria la subcontratación con terceros para el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Cuando medie autorización para tal efecto, MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. remitirá la información financiera y crediticia a Operadores de Información y/o Agencias de Información Comercial, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.

MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. remitirá la información a las autoridades gubernamentales o judiciales que repose en sus bases de datos, cuando medie un acto administrativo o una providencia judicial que así lo disponga.

V.   PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S., en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

VI.   AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Previa a la recolección de cualquier dato personal no sensible, MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. contará con la autorización de tratamiento de datos personales de que trata el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida por escrito o por medios electrónicos, en donde el Titular de la información autoriza a MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el presente documento.

Sin perjuicio de lo anterior, MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. también recolectará y tratará los datos personales que sean requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones legales y judiciales, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

VII.   CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

La información que repose en archivos electrónicos y físicos se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas para tratar los datos personales dentro de la organización.

VIII.   DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular de la información objeto de tratamiento de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. son los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento, de acuerdo con loestablecido en el literal c del numeral 2 del artículo 12 del presente documento.

IX.   PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR.

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: 

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Protección de Datos Personales a la siguiente cuenta de correo electrónico: [email protected]

 Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la empresa como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

X.   MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA.

 Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente mediante los datos de contacto MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S, y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.

XI.   VIGENCIA.

La presente Política entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación para lo cual se dará a conocer a los titulares de la información mediante difusión por el correo electrónico y su página web de MASSY MOTORS BOGOTÁ S.A.S.